Ne kezdjük azzal, hogy nem volt időnk válaszolni

Lehet, hogy csak kedves mentegetőzésnek szánjuk, de ha jól belegondolunk, elég bántó és tiszteletlen ez a felütés, hiszen azt sugallja, hogy nem találtuk olyan fontosnak az e-mailt, hogy előrevegyük a teendőink listáján. Inkább azzal kezdjük, hogy egyszerűen elnézést kérünk a kései válasz miatt, és rátérünk a mondanivalónk lényegére.

Fotó: Unsplash/Aliis Sinisalu

Ne csak az e-mail felére válaszoljunk

Lehet, hogy több kérdés vagy téma is felmerül a kapott e-mailben, mi azonban nem válaszoljuk meg az összeset, csupán néhányat. Talán azért, mert még nincs meg a válaszunk, de akkor se hagyjuk a levegőben lógni a kérdést. Csupán írjuk meg, hogy az adott üggyel kapcsolatban később jelentkezünk. Így levelezőpartnerünk sem fog hanyagságra gyanakodni.

Figyeljünk a helyesírásra

A céges e-mail hivatalos ügy, a munkahelyünk tulajdona, így kezeljük is úgy. Nem egy egyszerű sms, amelyben rövidítéseket és szlenget használunk, és amelyben néha bizony elfér egy-egy helyesírási hiba is. Mindenképp olvassuk át az e-mailt, miután megírtuk, és figyeljünk a megszólításra és az udvarias elköszönésre is.

Kérjünk bocsánatot az általunk elkövetett hibáért

Lehet, hogy azért kaptuk az üzenetet, mert valami hiányosságot találtak a munkánkban, vagy felmerült valamilyen probléma, amit mi okoztunk. Semmi gond ezzel, mindannyian követünk el hibákat, a lényeg, hogy viseljük a következményeit. Kezdjük azzal az e-mailt, hogy elnézést kérünk az elkövetett baki miatt, és tegyünk meg mindent annak megoldására.